Intelligente Prozessautomatisierung: was KI kann, was RPA reicht

Intelligente Prozessautomatisierung wird häufig so verkauft, als sei sie die neue Generation der klassischen Prozessautomatisierung: dasselbe, nur besser. Das ist irreführend und führt regelmäßig zu teuren Projekten, in denen ein Sprachmodell eine Aufgabe übernimmt, für die zwanzig Zeilen Regelcode gereicht hätten.

KI ist nicht die bessere Version von RPA. Sie ist das Werkzeug für einen anderen Teil desselben Prozesses. Wer die Grenze kennt, kauft weniger und bekommt ein stabileres System.

Was RPA tatsächlich leistet

Robotic Process Automation ist im Kern ein sehr zuverlässiger Klick- und Kopierroboter. Sie beschreiben einen Ablauf Schritt für Schritt, und die Software führt ihn aus: Datei öffnen, Feld auslesen, in ein anderes System eintragen, Bestätigung abwarten, weiter.

Die Eigenschaften, die daraus folgen, werden oft unterschätzt:

• Es ist vorhersagbar. Derselbe Eingang erzeugt heute und in zwei Jahren dieselbe Ausgabe. Für Buchhaltung, Meldewesen und alles Prüfungsrelevante ist das keine Nebensächlichkeit, sondern die Hauptsache.
• Es ist nachvollziehbar. Wenn etwas falsch läuft, steht die Ursache in einer Regel, die ein Mensch lesen kann.
• Es ist billig im Betrieb. Keine Modellkosten, keine Qualitätsschwankungen, keine Anbieterabhängigkeit bei Preisänderungen.

Die Schwäche ist ebenso klar: RPA bricht, sobald die Eingabe von der erwarteten Form abweicht. Ein verschobenes Feld, ein neues Rechnungslayout, eine zusätzliche Spalte, und der Ablauf steht.

Was KI hinzufügt

KI löst genau diese eine Schwäche. Ein Sprachmodell oder ein Dokumentenmodell braucht keine feste Position, an der ein Wert steht. Es erkennt, dass eine Zahl neben dem Wort Rechnungsbetrag eine Rechnungssumme ist, unabhängig davon, wo auf der Seite sie steht und wie der Lieferant sein Layout gestaltet hat.

Damit erschließt KI Prozesse, die für RPA unerreichbar waren: alles, was in unstrukturierter Form hereinkommt. Freitext, wechselnde Layouts, E-Mails, gescannte Dokumente, Sprache.

Der Preis dafür ist die Umkehrung aller drei RPA-Eigenschaften. KI ist nicht exakt vorhersagbar, sie ist schwerer nachzuvollziehen, und sie kostet im Betrieb laufend Geld. Das ist kein Argument gegen den Einsatz, aber es ist ein Argument dagegen, sie dort einzusetzen, wo Regeln reichen.

Die Entscheidungsgrenze

Es gibt eine einzige Frage, die den größten Teil der Entscheidung trägt:

Ist die Eingabe strukturiert oder nicht?

Steht der Wert immer an derselben Stelle, in einem Feld mit einem Namen, in einer Datenbank oder in einer CSV-Datei? Dann ist es ein Regelproblem. Nehmen Sie RPA oder eine Schnittstelle. KI wäre hier langsamer, teurer und weniger zuverlässig.

Kommt der Wert in Freitext, in wechselnden Layouts oder in Sprache herein? Dann ist es ein KI-Problem, und keine Menge an Regeln wird es dauerhaft lösen.

Zwei Nebenfragen präzisieren das Bild. Wie oft ändert sich die Form der Eingabe? Bei einem einzigen stabilen Lieferantenformat ist eine Regel auch bei unstrukturiertem Material oft günstiger. Und wie hoch sind die Fehlerkosten? Je teurer ein Fehler, desto eher gehört ein Prüfschritt dazwischen, unabhängig vom Verfahren.

Der Normalfall ist die Kombination

In der Praxis besteht ein realer Prozess fast nie nur aus einem der beiden Typen. Genau diese Aufteilung ist gemeint, wenn von intelligenter Prozessautomatisierung die Rede ist: KI für den unstrukturierten Anfang, Regeln für den strukturierten Rest.

Ein Beispiel, das in fast jedem mittelständischen Unternehmen so aussieht. Eingangsrechnungen von 200 Lieferanten, teils PDF, teils Papier, in dutzenden Layouts.

Schritt	Verfahren	Warum
Rechnung aus Postfach holen	Regel	feste Struktur, kein Ermessen
Beträge, Nummern, Positionen auslesen	KI	Layouts wechseln, unstrukturiert
Lieferanten zuordnen	Regel	Abgleich mit Stammdaten
Rechnung gegen Bestellung prüfen	Regel	reine Rechenoperation
Abweichungen erklären	KI	Freitext, Ermessen
Freigabe holen	Regel	Schwellwert, klare Zuständigkeit
In ERP buchen	Regel	feste Schnittstelle

Der KI-Anteil beträgt zwei von sieben Schritten. Genau das ist der übliche Zuschnitt, und genau das rechnet sich. Ein Projekt, das versucht, alle sieben Schritte einem Sprachmodell zu übergeben, wird teurer im Betrieb, langsamer und in den Regelschritten unzuverlässiger als die einfache Variante.

Die Frage bei der Anbieterauswahl lautet deshalb nicht, ob jemand KI kann. Sie lautet, ob jemand bereit ist, fünf von sieben Schritten ohne KI zu bauen.

Was der KI-Anteil im Betrieb zusätzlich verlangt

Wo KI im Ablauf steckt, kommen drei Betriebsaufgaben hinzu, die es bei reiner Regelautomatisierung nicht gibt.

Qualität muss gemessen werden, laufend. Ein Regelablauf funktioniert oder bricht sichtbar ab. Ein Modell kann leise schlechter werden, etwa weil der Anbieter eine neue Version ausgeliefert hat. Ohne eine fortlaufende Stichprobe merken Sie das erst, wenn sich ein Kunde beschwert.

Der Rückfallweg muss existieren. Wenn die Schnittstelle des Modellanbieters ausfällt, muss der Prozess in einen manuellen Modus wechseln können statt stehen zu bleiben. Das ist bei Rechnungseingang eine Unannehmlichkeit, bei Kundenkommunikation ein Problem.

Kosten sind variabel. Modellnutzung wird nach Volumen abgerechnet. Ein Prozess, der sich bei heutigem Volumen trägt, kann bei dreifachem Volumen anders aussehen. Wer die Rechnung aufstellt, sollte sie für die erwartete Menge in zwei Jahren aufstellen, nicht für die heutige. Wie diese Rechnung insgesamt aussieht, haben wir in einem eigenen Text zur Automatisierung von Geschäftsprozessen durchgerechnet.

Genau diese drei Punkte sind der Grund, warum wir Systeme betreiben, die wir bauen. Bei reiner Regelautomatisierung kann man über eine Übergabe diskutieren. Bei KI-Anteilen bedeutet Übergabe ohne laufende Qualitätsmessung, dass niemand merkt, wenn das System nachlässt.

Woran Sie ein gutes Angebot erkennen

Ein belastbares Angebot für intelligente Prozessautomatisierung enthält drei Dinge, die in schwachen Angeboten fehlen.

Erstens eine Aufteilung des Prozesses in Schritte mit der Angabe, welcher Schritt mit welchem Verfahren umgesetzt wird. Wenn überall KI steht, hat sich niemand den Prozess angesehen.

Zweitens eine Aussage zur erwarteten Trefferquote der KI-Schritte und dazu, was mit den übrigen Fällen passiert. Hundert Prozent ist keine seriöse Angabe.

Drittens eine Betriebskostenposition, die Modellkosten getrennt ausweist und für ein realistisches Volumen gerechnet ist.

Fehlt eines der drei, ist das Angebot noch nicht zu Ende gedacht. Worauf Sie bei der Anbieterauswahl darüber hinaus achten sollten, steht in unserem Text zur Auswahl einer KI-Agentur.

Wenn Sie einen Prozess vor sich haben und wissen wollen, welche Schritte davon überhaupt KI brauchen: dreißig Minuten mit einem Entwickler genügen für die Aufteilung. Wie wir solche Systeme bauen und betreiben, steht auf der Seite KI-Automatisierung.