Geschäftsprozesse automatisieren: wo es sich rechnet und wo nicht

Über die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird meistens so geschrieben, als sei die Antwort immer ja. Sie ist es nicht. Automatisierung ist eine Investition mit laufenden Kosten, und ein spürbarer Teil der Projekte, die wir uns ansehen, rechnet sich bei ehrlicher Kalkulation nicht.

Das ist keine Warnung vor Automatisierung. Es ist eine Warnung davor, sie ohne Rechnung zu beginnen. Dieser Text liefert die Rechnung, dazu die Prozesstypen, bei denen sie regelmäßig aufgeht, und die, bei denen sie es nicht tut.

Was Automatisierung wirklich kostet

Die Einführungskosten stehen im Angebot. Die anderen drei Posten meistens nicht.

Betrieb. Automatisierte Prozesse laufen auf Servern, brauchen Updates, Überwachung und jemanden, der reagiert, wenn sie stehen bleiben. Rechnen Sie mit zehn bis zwanzig Prozent der Einführungskosten pro Jahr, bei KI-gestützten Prozessen eher mehr, weil zusätzlich Modellkosten anfallen.

Änderungen. Prozesse ändern sich. Ein neuer Lieferant liefert ein anderes Rechnungsformat, das Finanzamt ändert eine Meldepflicht, der Vertrieb führt eine neue Kategorie ein. Jede dieser Änderungen ist bei einem automatisierten Prozess ein kleines Projekt, während ein Mensch sie einfach macht.

Die Ausnahmen. Das ist der Posten, der am häufigsten unterschätzt wird. Automatisierung deckt selten hundert Prozent der Fälle ab. Die verbleibenden fünf bis fünfzehn Prozent landen weiterhin bei einem Menschen, der jetzt aber ausschließlich die schwierigen Fälle bearbeitet, ohne die einfachen als Routine dazwischen.

Die Rechnung

Der jährliche Nutzen ist einfach zu bestimmen:

Zeitersparnis pro Vorgang  ×  Vorgänge pro Jahr  ×  Vollkosten pro Stunde

Vollkosten, nicht Bruttolohn. Für kaufmännische Tätigkeiten im Mittelstand liegen die je nach Region und Qualifikation typischerweise zwischen 45 und 75 EUR pro Stunde.

Dem stellen Sie gegenüber: Einführungskosten einmalig, plus Betriebskosten pro Jahr. Ein Projekt ist tragfähig, wenn es sich innerhalb von zwei Jahren trägt. Alles darüber ist bei der aktuellen Geschwindigkeit der Technologieentwicklung eine Wette.

Zwei Beispiele mit realistischen Zahlen.

Fall A, der sich rechnet. Auftragserfassung: 40 Aufträge pro Woche kommen per E-Mail und PDF herein und werden von Hand ins ERP getippt. 15 Minuten pro Auftrag, 48 Arbeitswochen.

• Nutzen: 0,25 h × 1.920 Vorgänge × 60 EUR = 28.800 EUR pro Jahr
• Kosten: 40.000 EUR Einführung, 6.000 EUR pro Jahr Betrieb
• Ergebnis: trägt sich nach etwa 21 Monaten, danach knapp 23.000 EUR jährlich

Fall B, der sich nicht rechnet. Urlaubsanträge: 200 pro Monat, jeder kostet 4 Minuten Bearbeitung.

• Nutzen: 0,067 h × 2.400 Vorgänge × 60 EUR = 9.600 EUR pro Jahr
• Kosten: 30.000 EUR Einführung, 3.600 EUR pro Jahr Betrieb
• Ergebnis: trägt sich nach etwa fünf Jahren

Fall B ist der interessantere. Die Zahl der Vorgänge ist höher als in Fall A, und trotzdem lohnt es sich nicht, weil die Ersparnis pro Vorgang zu klein ist. Häufigkeit allein ist kein Argument. Das Produkt aus Häufigkeit und Zeitersparnis ist eins.

Für Fall B gibt es außerdem meist eine bessere Antwort als KI: ein ordentliches Formular mit einer Genehmigungsregel. Das kostet einen Bruchteil und fällt nie aus.

Vier Prozesstypen, die sich fast immer rechnen

Dokumente auslesen, die in vielen Formaten hereinkommen. Lieferantenrechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Zeugnisse. Hohe Frequenz, spürbare Zeit pro Vorgang, und die Vielfalt der Layouts ist genau der Grund, warum es bisher niemand automatisiert hat. Das ist der klassische Fall, in dem KI klassischer Software überlegen ist. Welche Schritte eines solchen Ablaufs tatsächlich KI brauchen und welche mit Regeln günstiger sind, steht in Intelligente Prozessautomatisierung.

Wiederkehrende Anfragen beantworten. Kundenanfragen, Lieferantenanfragen, interne Anfragen an die IT. Nicht als vollautomatischer Chatbot, sondern als Entwurf, den ein Mensch prüft und absendet. Die Zeitersparnis liegt beim Schreiben, die Qualitätssicherung bleibt beim Menschen.

Daten zwischen Systemen abgleichen. Wenn Mitarbeiter regelmäßig zwei Bildschirme nebeneinander haben und Werte vergleichen, ist das ein Automatisierungskandidat mit einer sehr klaren Rechnung. Häufig braucht es dafür nicht einmal KI, sondern nur eine Schnittstelle.

Prüfungen mit klaren Kriterien und unklaren Eingaben. Vollständigkeitsprüfung von Unterlagen, Plausibilitätsprüfung von Angaben, Vorsortierung von Bewerbungen. Die Regel ist klar, das Material ist unstrukturiert.

Vier, die sich fast nie rechnen

Prozesse mit weniger als etwa fünfzig Vorgängen im Jahr. Der Aufwand für Einrichtung, Test und Betrieb übersteigt den Nutzen. Ein Mensch, der das zwölfmal im Jahr macht, ist die günstigere Lösung, selbst wenn es sich unmodern anfühlt.

Prozesse, die sich alle paar Monate ändern. Jede Änderung ist Nacharbeit. Wenn der Prozess selbst noch instabil ist, automatisieren Sie einen Zustand, den es nächstes Jahr nicht mehr gibt. Erst stabilisieren, dann automatisieren.

Entscheidungen mit hohen Fehlerkosten und ohne Prüfschritt. Wenn ein Fehler einen Kunden, eine Zulassung oder einen sechsstelligen Betrag kostet, brauchen Sie eine menschliche Freigabe. Die kostet Zeit, und diese Zeit frisst die Ersparnis. Automatisieren Sie dann die Vorbereitung der Entscheidung, nicht die Entscheidung.

Prozesse, die von Beziehungen leben. Preisverhandlungen, Reklamationsgespräche mit Stammkunden, alles mit einem Konflikt darin. Technisch machbar, wirtschaftlich schädlich.

Der teuerste Fehler

Der größte Einzelfehler ist nicht die Wahl des falschen Werkzeugs. Es ist, einen schlechten Prozess zu automatisieren.

Viele Abläufe im Mittelstand sind historisch gewachsen. Ein Formular existiert, weil vor zwölf Jahren jemand eine Rückfrage hatte. Ein Freigabeschritt existiert, weil einmal etwas schiefging. Wenn Sie diesen Ablauf automatisieren, zementieren Sie ihn. Er wird schneller ablaufen und dabei genauso unsinnig bleiben, nur ist er jetzt teuer zu ändern.

Deshalb gehört vor jede Automatisierung eine kurze, unbequeme Frage zu jedem Schritt: Was passiert, wenn wir diesen Schritt ersatzlos streichen? In der Praxis fällt bei dieser Übung regelmäßig ein Viertel der Schritte weg. Das ist eine Ersparnis, die nichts kostet und sofort wirkt.

Erst danach lohnt die Frage, wie der verbleibende Ablauf automatisiert wird.

Womit anfangen

Nehmen Sie einen Prozess, rechnen Sie ihn wie oben durch und legen Sie die Rechnung auf den Tisch, bevor Sie ein Angebot einholen. Mit einer Zahl im Kopf lässt sich jedes Angebot einordnen, und Sie erkennen sofort, wenn ein Anbieter einen Prozess automatisieren will, der sich nicht trägt.

Wenn die Rechnung aufgeht und Sie wissen wollen, wie der Ablauf technisch aussieht: dreißig Minuten mit einem Entwickler. Was wir dabei konkret übernehmen, steht auf unserer Seite zur KI-Automatisierung. Wenn sie nicht aufgeht, sagen wir Ihnen das auch, und dann sparen Sie sich ein Projekt.