KI-Agentur für den Mittelstand: fünf Fragen, die jeden Anbieter einordnen

Es gibt in Deutschland inzwischen mehr Anbieter für KI-Beratung als KI-Systeme, die tatsächlich in Produktion laufen. Ein Teil dieser Anbieter ist aus dem Online-Marketing gekommen, ein Teil aus der klassischen Unternehmensberatung, ein Teil ist letztes Jahr gegründet worden. Für einen Geschäftsführer im Mittelstand, der zum ersten Mal ein KI-Projekt vergibt, ist von außen kaum zu erkennen, wer davon ein System bauen und danach über Jahre betreiben kann.

Dieser Text ist eine Einkaufshilfe. Er beschreibt, was eine KI-Agentur für den Mittelstand konkret leisten muss, welche Fragen einen Anbieter innerhalb von zwanzig Minuten einordnen, was die Sache realistisch kostet und welches Kriterium in fast jeder Ausschreibung fehlt. Er gilt für jeden Anbieter, auch für uns.

Was eine KI-Agentur im Mittelstand leisten muss

Der Unterschied zwischen IT-Beratung für einen Konzern und Beratung für den Mittelstand ist nicht die Größe des Projekts. Es ist die Frage, wer danach damit arbeitet.

Ein Konzern hat eine IT-Abteilung mit dreißig Leuten, ein Data-Team und ein Budget für interne Weiterentwicklung. Ein Maschinenbauer mit 120 Mitarbeitern hat zwei Leute in der IT, die bereits ausgelastet sind. Ein System, das nach der Übergabe internes Fachwissen braucht, um am Leben zu bleiben, ist dort kein Erfolg, sondern eine Verbindlichkeit.

Daraus folgen drei Anforderungen, die für Beratung im Mittelstand spezifisch sind:

• Das Ergebnis muss ohne den Anbieter funktionieren, aber nicht ohne Betreiber. Ein KI-System altert anders als eine Maschine. Es nutzt sich nicht ab, aber die Welt darum herum verschiebt sich: Modelle veralten, Schnittstellen ändern sich, Lizenzbedingungen werden angepasst. Irgendjemand muss das über Jahre nachziehen.
• Der Zuschnitt muss klein genug sein, um ihn zu Ende zu bringen. Projekte, die mit einer unternehmensweiten KI-Strategie beginnen, erreichen selten den Produktivbetrieb. Projekte, die mit einem einzelnen Prozess beginnen, meistens schon. Wie ein solcher Einstieg konkret aussieht, haben wir in KI-Strategie im Mittelstand beschrieben.
• Die Daten müssen dort bleiben, wo Ihr Einkauf sie haben will. Für viele Mittelständler ist die Frage nach dem Speicherort kein Nice-to-have, sondern eine Bedingung im Vertrag, oft weil ihre eigenen Kunden sie ihnen gestellt haben.

Fünf Fragen, die einen Anbieter einordnen

Sie brauchen keine technische Vorbildung, um diese Fragen zu stellen. Sie brauchen nur die Geduld, auf eine konkrete Antwort zu bestehen.

1. Was betreiben Sie heute für andere Kunden, und seit wann?

Die Antwort trennt Anbieter, die Systeme bauen, von Anbietern, die Präsentationen bauen. Fragen Sie nach der Laufzeit, nicht nach der Anzahl. Ein System, das seit drei Jahren läuft, sagt mehr aus als vierzig Projekte im letzten Jahr. Wenn ein Anbieter ausschließlich über Pilotprojekte sprechen kann, wissen Sie, wo seine Erfahrung endet.

2. Wer nimmt den Anruf entgegen, wenn das System um sieben Uhr morgens nicht antwortet?

Sie suchen einen Namen und eine Rolle, keine Ticketadresse. Bei vielen Anbietern lautet die ehrliche Antwort: niemand, denn der Betrieb war nicht Teil des Angebots. Das ist eine legitime Aufstellung, aber Sie sollten sie kennen, bevor Sie unterschreiben, nicht danach.

3. Wo laufen unsere Daten, und was passiert damit beim Modellanbieter?

Konkrete Antworten klingen so: in einem Rechenzentrum in Frankfurt, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Training auf unseren Daten vertraglich ausgeschlossen. Unkonkrete Antworten klingen so: selbstverständlich DSGVO-konform. Der Unterschied ist der ganze Punkt. Was das technisch bedeutet, steht auf unserer Seite zu DSGVO-konformer KI.

4. Was kostet der Betrieb im dritten Jahr?

Die Projektsumme ist der kleinere Teil. Interessant sind die laufenden Kosten: Modellnutzung, Hosting, Wartung, Weiterentwicklung. Ein Anbieter, der das nicht beziffern kann, hat noch keins seiner Systeme bis ins dritte Jahr begleitet.

5. Welchen Teil unseres Problems würden Sie nicht mit KI lösen?

Das ist die aufschlussreichste Frage im Gespräch. Jeder ernsthafte Anbieter hat darauf eine sofortige Antwort, weil er die Fälle kennt, in denen eine Datenbankabfrage, ein sauberes Formular oder eine klassische Regelautomatisierung das bessere Werkzeug ist. Wer auf diese Frage ins Schwimmen kommt, verkauft Ihnen KI, nicht eine Lösung.

Was KI-Beratung im Mittelstand kostet

Preise variieren stark, aber die Größenordnungen sind stabil genug, um ein Angebot einzuordnen. Typisch für den deutschen Markt:

• Analyse und Potenzialbewertung: 5.000 bis 15.000 EUR, zwei bis vier Wochen. Ergebnis ist ein schriftliches Dokument mit priorisierten Anwendungsfällen, geschätztem Aufwand und einer Empfehlung, womit anzufangen ist. Wenn nach dieser Phase nur eine Präsentation vorliegt, haben Sie eine Präsentation gekauft.
• Erstes produktives System: 25.000 bis 80.000 EUR für einen klar abgegrenzten Prozess. Alles darüber sollte in Teillieferungen zerlegt sein, die Sie einzeln abnehmen können.
• Betrieb und Weiterentwicklung: monatliche Pauschale, je nach Umfang und Reaktionszeiten. Das ist die Position, die in Angeboten am häufigsten fehlt und im Betrieb am häufigsten wehtut.

Zwei Warnzeichen bei der Preisgestaltung. Abrechnung pro Nutzer und Monat für ein System, das Sie bezahlt haben, koppelt Ihre Kosten an Ihr Wachstum, ohne dass der Anbieter dafür mehr leistet. Und ein Festpreis für ein Projekt, dessen Umfang noch niemand geprüft hat, ist entweder zu hoch kalkuliert oder wird später nachverhandelt.

Das Kriterium, das in den meisten Ausschreibungen fehlt

Die üblichen Auswahlkriterien sind Referenzen, Preis und Technologiekompetenz. Das entscheidende Kriterium ist ein anderes: Wer verantwortet das System, nachdem es live gegangen ist?

Der klassische Zuschnitt trennt beides. Eine Agentur baut, danach übernimmt Ihre IT oder ein Dienstleister den Betrieb. Auf dem Papier sieht das effizient aus. In der Praxis entsteht eine Lücke, in der Verantwortung verschwindet, und diese Lücke ist bei KI-Systemen deutlich breiter als bei normaler Software. Ein klassisches Formular verhält sich nächstes Jahr wie dieses Jahr. Ein Sprachmodell nicht: Versionen wechseln, Konditionen ändern sich, einzelne Modelle werden abgekündigt. Diese Änderungen kommen von außen und richten sich nicht nach Ihrem Releaseplan.

Wir haben dazu einen ausführlichen Text geschrieben, warum ein Team ein System durchgehend verantworten sollte. Für die Anbieterauswahl reicht die kurze Fassung: Fragen Sie, ob der Betrieb im Angebot steht. Wenn nicht, fragen Sie, wer ihn übernimmt. Wenn darauf keine klare Antwort kommt, ist das Projekt nicht zu Ende geplant.

Wann Sie keine KI-Agentur brauchen

Ein Teil der Anfragen, die uns erreichen, sollte kein KI-Projekt werden. Die häufigsten Fälle:

• Die Daten liegen nicht vor. Wenn die Information, die das System bewerten soll, in Köpfen, E-Mail-Postfächern oder handschriftlichen Notizen steckt, ist das erste Projekt ein Datenprojekt, kein KI-Projekt.
• Der Prozess ist ohnehin regelbasiert. Wenn sich eine Entscheidung vollständig als Regelwerk aufschreiben lässt, ist eine Regelautomatisierung billiger, schneller und für eine Prüfung leichter zu belegen. KI lohnt sich dort, wo die Eingaben unstrukturiert sind.
• Der Prozess läuft nur zwölfmal im Jahr. Automatisierung rechnet sich über Wiederholung. Bei geringer Frequenz ist der Betriebsaufwand höher als der Nutzen.
• Es gibt keinen internen Verantwortlichen. Wenn niemand im Haus benennbar ist, der über das System entscheidet, wird es nach der Einführung niemand benutzen.

Ein Anbieter, der Ihnen in diesen Fällen absagt oder ein kleineres Projekt vorschlägt, ist der bessere Partner als einer, der das Budget nimmt.

Wie ein erstes Gespräch aussehen sollte

Dreißig Minuten reichen, um festzustellen, ob es passt. In dieser Zeit sollte Ihr Gegenüber mehr fragen als erzählen, mindestens ein konkretes Beispiel aus dem eigenen Betrieb nennen können und Ihnen sagen, welcher Teil Ihres Vorhabens der schwierige ist. Wenn am Ende ein Foliensatz steht und kein Zwischenergebnis, war es ein Vertriebstermin.

Unser eigenes Angebot steht auf der Seite KI-Beratung für den Mittelstand. Wenn Sie ein konkretes Vorhaben haben und wissen wollen, ob es sich rechnet: sprechen Sie mit einem Entwickler, nicht mit einem Vertrieb. Wenn wir nicht der richtige Partner sind, sagen wir das in der ersten Mail.